Judul : Penggunaan Komunikasi Di Dalam Organisasi (Perusahaan)
Dilihat dari asal muasal perkataan komunikasi atau communication berasal dari kata latin Commones yang berarti sama makna (arti) dan muncul kata di dalam bahasa Inggris Common, communication yang di dalam bahasa Indonesia diartikan dengan komunikasi.
Menurut James G. Robin dan Barbara S. Jones memberikan arti komunikasi sebagai:
“Suatu tingkah laku, perbuatan atau kegiatan penyampaian atau pengoperan lambing-lambang, yang mengandung arti atau makna. Atau perbuatan penyampaian suatu gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Atau lebih jelasnya, suatu pemindahan atau penyampaian informasi, mengenai pikiran dan perasaan-perasaan. (Robbin 1982:11)”
Menurut M.O palapah dan Drs. Atang Syamsudin, dosen senior Fakultas Ilmu Komunikasi Unpad memberikan pengertian komunikasi sebagai berikut:
“Melalui komunikasi orang-orang melakukan tukar menukar pengetahuan, informasi dan pengalaman pengalaman, hingga timbul keyakinan dan pemahaman serta saling mengontrol sesamanya. (Mukti:9)
Charles H. Cooley memberikan komunikasi ini sebagai:
“Komunikasi adalah mekanisme yang menyebabkan adanya hubungan antar manusia dan memperkembangkan semula lambing pikiran, bersama-sama dengan alat-alat untuk menyiarkannya dalam ruang dan merekamnya dalam waktu. Ini mencakup wajah, sikap dan apa saja yang merupakan penemuan mutahir untuk menguasai ruang dan waktu. (ibid:9)”
Sedangkan Carl I. Hovland mengartikan komunikasi sebagai:
“Komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang memindahkan perangsang yang biasanya berupa lambing kata-kata untuk merubah tingkah laku orang lain. (ibid:9)”
B. Tujuan Komunikasi
Beranjak dari pengertian komunikasi diatas, maka dapat diambil suatu kesimpulan bahwa tujuan komunikasi itu antara lain:
1. Untuk merubah tingkah laku seseorang (Hovland)
2. Untuk membangun kebersamaan, pengertian yang sama tentang sesuatu isi pesan, seperti yang diungkapkan oleh tokoh Wilbur Schramn sebagai tokoh dan bapak komunikasi abad ini.
3. Di dunia perusahaan atau organisasi, peran komunikasi perlu penerapan, membangun kebersamaan terutama di dalam melakukan penyampaian informasi oleh pihak manajemen atau manajer kepada pihak-pihak bawahan maupun sebaliknya, agar terjadi kebersamaan makna dalam menjalani perusahaan atau organisasi. Tanpa kebersamaan makna, akan terjadi kekacauan di dalam lembaga itu, apalagi kalau lembaga itu cukup besar dan luas.
C. Komponen-Komponen Komunikasi
Komponen komunikasi diantara lain:
1. Komunikator (penyampaian pesan, informasi, intruksi, dll)
2. Komunikan (penerima pesan)
3. Pesan (message) atau informasi
4. Media yang digunakan
5. Efek yang terjadi termasuk dampak
6. Feedback atau umpan balik dari pesan tersebut
7. Hambatan-hambatan yang ada
8. Encoding
9. Decoding
Kesembilan komponen ini akan muncul di dalam komunikasi bisnis ataupun komunikasi lainnya. Bermacam bidang komunikasi yang ada dewasa ini, salah satu adalah bidang komunikasi bisnis atau Bussiness Communications.
D. Peran komunikasi Di Dalam Perusahaan
Direktur XEROX Corporation, salah satu perusahaan raksasa yang ada di USA Amerika Serikat bernama Joseph A Varilla (Direktur Komunikasi Perusahaan) menekankan bahwa peranan komunikasi adalah alat untuk mengembangkan perusahaan, maupun mengembangkan produksi perusahaan. Untuk ini, sangat diperlukan penyampaian pesan-pesan formal kepada para karyawan baik yang berada di dalam negeri maupun yang berada di luar negeri. Karena menurut Varilla, peranan komunikasi adalah untuk memberikan penjelasan atau pun informasi tentang organisasi perusahaan kepada karyawan. Ditegaskan pula oleh Varilla bahwa “understanding the Organiwation’s mission is important, because the better you become at deciphering what your employeer want from you, the more effective you will be in your job. Some Organization, like Xerox, bend over backward to see that employees understandingtheir mission. (Thill 1989:5)
In fact, one study has shown that people in organizations spend 69 percent of their working day in one from of verbal communication or another-whether speaking or listening, writing or reading! (ibid:5”
Komunikasi, khusus dalam di sebuah organisasi bisnis tetap memegang peranan utama. Komunikasi yang sifatnya verbal lebih banyak digunakan dibandingkan komunikasi non verbal. Menurut hasil penelitian 93% dapat dimengerti apabila komunikasi dilakukan dengan dukungan beberapa unsur antara lain:
1. Penggunaan nada suara yang baik
2. Ekspresi muka yang menyenangkan
3. Bahasa tubuh dan gerakan yang sewajarnya.
Selama jam-jam kerja, selama jam-jam bisnis orang-orang selalu berkomunikasi secara konstan dan secara fakta pula. Dapat dikatakan bahwa organisasi tidak akan berfungsi tanpa adanya komunikasi yang efektif. Aktivitas dari sebuah organisasi adalah aktifitas yang selalu mengharapkan terjadinya perusahaan baik yang bersifat pandangan-pandangan maupun perubahan lainnya. Oleh karena itu organisasi harus pula:
1. Menempatkan tujuan organisasi secara objektif. Untuk menghasilkan pencapaian tujuan ini, diperlukan informasi yang objektif pula. Objektif ini bias mengenai keuntungan financial, kualitas produksi, dominasi pasar, bagaimana cara menyenangkan karyawan, pelayanan kepada konsumen maupun pelanggan, dll. Kesemuanya ini memerlukan KOMUNIKASI. Yaitu Komunikasi yang efektif.
2. Perusahaan harus membuat dan mengimplementasi keputusan. Untuk mengimplementasikan keputusan-keputusan ini diperlukan pengumpulan fakta, serta mengevaluasi alternatif-alternatif dari tujuan itu. Untuk keperluan ini diperlukan kemampuan dari para pelaksana untuk membaca, menjawab pertanyaan-pertanyaan, berpikir dan lain sebagainya. Setiap pelaksanaan harus pula bisa melakukan atau memberikan penjelasan-penjelasan dan ini memerlukan komunikasi. Terutama para pelaksanaan di tingkat top menajement.
3. Perusahaan harus pula menentukan Tolak Ukur (ukuran). Untuk menentukan tolak ukur ini dibutuhkan manajemen, dibutuhkan keputusan-keputusan, dibutuhkan informasi-informasi. Untuk mendapatkan informasi tersebut diperlukan tatap muka antara antara pimpinan kepada karyawan/pelaksana dan ini kadangkala diperlukan MEMO-MEMO maupun LAPORAN-LAPORAN baik secara lisan maupun tulisan. Dan ini adalah KOMUNIKASI.
4. Perusahaan harus pula mennaji maupun mengembangkan staf. Untuk keperluan ini perusahaan memerlukan staf yang berkualitas. Untuk mendapatkan staf yang berkualitas ini, dilakukan pengiklanan, wawancara kepada para pelamar, dilakukan perjanjian kerja dan sebagainya. Kepada karyawan-karyawan harus dilakukan pengenalan organisasi, intruksi-intruksi, tanggung jawab, motivasi dan bentuk-bentuk lainnya. Semua ini lebih banyak diperlukan peran komunikasi. Untuk mencapai semua itu diperlukan diskusi-diskusi, pendekatan-pendekatan dan lain sebagainya. Ini memerlukan peranan komunikasi.
5. Perusahaan juga melakukan persetujuan-persetujuan dengan para pelanggan. Hampir semua organisasi/perusahaan melakukan interaksi dengan para pelanggannya dan ini memerlukan bentuk-bentuk komunikasi yang khusus pula. Apakah itu menggunakan SURAT-SURAT LANGSUNG, BROSUR-BROSUR, IKLAN-IKLAN, PROPOSAL-PROPOSAL, semua ini untuk menstimulasi pelanggan untuk meningkatkan minat pelanggan. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan komunikasi. Di samping itu harus ada hubungan antara pelanggan dengan perusahaan dalam usaha melakukan pengecekan masalah kredit, membahas komplain-komplain atau pun pertanyaan-pertanyaan dari para pelanggan, itu pun adalah fungsi dari suatu komunikasi.
6. Perusahaan harus melakukan negosiasi dengan para pemasok dan penanam modal. Dalam melakukan negosiasi antara perusahaan mengembangkan sayapnya, harus pula melakukan kerjasama dibidang keuangan, bahan baku, dll. Memberikan informasi tentang modal perusahaan ini pun adalah kegiatan komunikasi. Tanpa komunikasi perusahaan akan ambruk.
7. Perusahaan harus pula melakukan interaksi dengan pengusaha, pemegang kekuasaan pembuat undang-undang dan lain-lain. Komunikasi antara pihak perusahaan dengan pihak pemerintah, sebagai pembuat UU adalah tugas dari pada komunikasi bisnis. Perusahaan melakukan complain kepada pihak pemerintah tentang undang-undang yang dikeluarkan pemerintah, ini pun perlu dilakulan komunikasi-komunikasi lanjutan. Semua ini peran komunikasi cukup menonjol di dalam perusaan. Di dalam melaksanakan semua kegiatan komunikasi bisnis di dalam perusahaan ini, diperlukan POLA KOMUNIKASI di dalam perusahaan tersebut.
E. Pola-Pola Komunikasi Di Dalam Organisasi
Perusahaan atau organisasi apakah itu perusahaan/organisasi besar atau pun kecil yang hanya memiliki 5 atau 6 karyawan, tetap diperlukan informasi, baik langsung maupun tidak langsung. Apalagi jika organisasi tersebut adalah sebuah organisasi besar seperti yang dijelaskan oleh varilla yang menjabat sebagai Direktur Komunikasi Perusahaan Xerox di atas. Sebagai perusahaan yang memiliki ratusan ribu karyawan yang tersebar di seluruh dunia, diperlukan transmisi laporan-laporan yang benar dan tepat waktunya dan disampaikan oleh orang-orang yang memiliki SDM yang tangguh pula.
Setiap karyawan harus dapat berperan sebagai penyampai informasi. Secara berulang-ulang secara konstan dikatakan oleh Varilla di dalam bukunya yang sama halaman 9 antara lain:
“MANAGEMENT IS COMMUNICATION.” (Thill 1989:9)
Di bawah ini adalah sebuah contoh jaringan Komunikasi Resmi Xerox:
Pola organisasi Xerox
Bagaimana caranya perusahaan melakukan kegiatan komunikasi dengan pola atau jaringan organisasi seperti di atas dapat berjalan secara efektif diperlukan beberapa praktik komunikasi. Praktek-praktek komunikasi tersebut antara lain:
1. Downward information flow (Arus informasi dari atas ke bawah)
Apabila serang manajer mentransmisi informasi ke organisasi level bawah, maka itu sedang terjadi arus informasi Downward communication, apakah itu dalam bentuk konservasi atau wawancara di antara pengawas dan seorang individu karyawan atau dilakukan dalam sebuah kelompok melalui suatu rapat, ceramah atau melalui video tape atau melakukan penyampaian pesan-pesan melalui tulisan, memo, surat edaran, pengumuman yang ditempelkan di bulletin board dan sebagainya. Itu adalah kegiatan komunikasi yang dikenal downward communication.
2. Upward information flow (Arus informasi dari bawah ke atas)
Arus informasi ini adalah kebalikan dari arus informasi di atas, dimana di dalam usaha memecahkan permasalah perusahaan atau organisasi dalam usaha mengambil keputusan-keputusan, perusahaan perlu mengambil dan menimba pendapat atau masukan dari pihak bawahan dan hal ini dilakukan di dalam perusahaan agar peranan karyawan itu berfungsi di dalam keikutsertaan member pendapat ataupun berupa usulan-usulan yang baik.
3. Horizontal information flow (Arus informasi datar)
Biasanya komunikasi model ini terjadi antara para manajer didalam mencari masukan-masukan yang diperlukan. Komunikasi antar kepala bagian, antar seksi, dll. Meskipun komunikasi antar bagian ini sering dikatakan sangat minim sekali. Dari hasil penelitian Kombis, kegiatan komunikasi di dalam perusahaan yang menanyakan dari mana saja karyawan sering mendapat informasi mengenai perusahaan dari tempat mereka bekerja, jawaban hasil penelitian itu ternyata sebagai berikut:
3.1 Didapat dari hasil desas-desus (GRAPENIVE) sebanyak 66%
3.2 Didapat dari para mandor/supervisor sebanyak 47%
3.3 Didapat dari bulletin/terbitan berkala perusahaan 42%
3.4 Didapat dari memo-memo pimpinan 40%
3.5 Didapat dari papan pengumuman 38%
3.6 Didapat dari rapat manajemen 29%
Kenyataan di atas cukup menyedihkan karena dari desas-desus paling tinggi frekuensinya. Dan desas-desus sangat membahayakan perusahaan.
Disamping model jaringan komunikasi gaya di atas, dapat juga dilakukan menggunakan gaya lain seperti:
1. Jaringan model Roda (Wheel Netwoek)
2. Jaringan model Rantai (Chain Network)
3. Jaringan model Lingkaran (Circle Network)
4. Jaringan model Bintang (Star Network)
Contoh Sebagai Berikut:
Communication Patterns
Kebaikan dan keburukan model jaringan terdapat di setiap model. Tergantung keinginan perusahaan menggunakannya. Di dalam buku yang sama John V. Thill menulis:
“Each of these patterns has advantages and disadvantages. The wheel network is effective when a rather mundance task needs to be accomplished quickly and accurately. A chain network is also accurate but is slightly slower than a wheel network, the members of chain then to be somewhat more satisfied and adaptable. The circle ranks high when adaptability and individual satisfaction are important. The star network is not always very efficient, but it ranks very high in terms of job satisfaction and adaptability.” (Thill 1989:15)
0 Response to "Komunikasi Bisnis Pertemuan 1"