Makalah Membuka Query - Microsoft Acces

BAB I

PENDAHULUAN

Microsoft Acces merupakan program data base. Data base merupakan suatu tempat yang digunakan untuk menampung satu atau beberapa table yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat menyunting data tersebut dengan menambah, mengganti, menghapus, dan mengedit data dalam table-tabel tersebut.

Tabel merupakan tempat untuk menyimpan data yang telah diolah dan mempunyai suatu tema tertentu, misalnya data penjualan, data pelanggan, dan sebagainya.Tabel terdiri dari field dan record, yang keduanya ditempatkan pada bagian kolom dan baris.

Dalam Jendela database Ms-Acces terdapat beberapa obyek pendukung lainnya selain obyek table, yaitu:

·         Query merupakan Obyek database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting dan menganalisa data.

·         Form merupakan Obyek database yang digunakan untuk proses input, menyunting data dan untuk menambah control-kontrol.

·         Report merupakan hasil akhir dari pengolahan data yang dapat ditampilkan dengan diformat sesuai dengan ketentuan yang diberikan.

·         Macro adalah kumpulan program yang ditulis dengan menggunakan Basic MS-Acces.

BAB II

PEMBAHASAN

A.  Membuat Database

Langkah untuk membuat file database adalah:

1.    Klik menu File dan pilih perintah New atau klik oilihan bagian sebelah kanan akan tampil Blank Database.

Gambar 1. Blank Database

2.    Ketik nama file database yang akan dibuat pada bagian File Name, secara default MS-Acces akan memberi nama file database dengan Database1. Kemudian klik tombol Browseyang ada dikanan File Name untuk menentukan lokasi penyimpanan file, sehingga akan muncul kotak dialog File New Database.

Gambar 2. Kotak Dialog File New Database

3.    Pada bagian Save in, tentukan lokasi drive dan folder tempat penyimpanan file, kemudian klik OK.

4.    Klik tombol Create sehingga akan tampil jendela Database (MS-Acces 2010).

Dalam Jendela database yang baru dibuat, akan ditampilkan objek table yang masih kosong.

Gambar 3. Tampilan Jendela Datasheet View

B.  Membuat & Mengolah Table

Dalam MS-Acces anda dapat membuat obyek table dengan dua cara yaitu:

·      Melalui Datasheet View, dimana anda memasukan data input terlebih dahulu, baru mengatur struktur table

·      Melalui Design View, dimana Anda dapat membuat struktur table terlehih dahulu, baru memasukan data input.

C.  Memasang dan Menghapus Primary Key

Langkah untuk memasang field Primary Key adalah:

1.    Aktif pada jendela Design View sebuah table, pilih field yang akan digunakan sebagai field Primary Key.

2.    Klik Tombol Primary Key dalam tab Design grup Tools.

3.    Pada bagian selector baris dari field yang digunakan sebagai Primary Keyakan tampil ikon Primary yang berbentuk kunci.

Gambar 4 Simbol Primary Key.

Langkah untuk menghapus field Primary Key adalah:

1.    Salah satu nama table pada Navigation Pane. Klik kanan mouse dan pilih Design View untuk membuka jendela desain table.

2.    Klik tombol Indexes dalam tab Design grup Show/Hide, sehingga Ms-Acces akan menampilkan jendela Indexes.

Gambar 5. Jemdela Indexes

3.    Pilih baris yang berisi Primary Key dan tekan tombol Delete.

Atau dapat anda lakukan dengan cara memilih field yang terpsang primary key, kemudian klik kembali tombol Primary Key dalam tab Design grup Tools.

D.  Memindah, Menyisipkan & Menghapus Field.

Langkah untuk memindah field dalam jendela Design View adalah:

1.    Pilih salah satu nama table pada Navigation Pane. Klik kanan mouse dan pilih Design View untuk membuka jendela desain table.

2.    Pilih satu atau lebih nama field dengan menggunakan Selektor Row.

3.    Geser ke posisi Selector Rowtertentu.

Gambar 6. Proses Pemindaha Field

Langkah untuk menyisipkan field baru adalah:

1.    Aktif pada jendella Design View.

2.    Klik Tombol Insert Rows pada grup Tools dalam tab Design, sehingga akan ditambahkan satu baris field yang masih kosong.

3.    Pada baris kosong tersebut, isi dengan nama field baru.

Gambar 7. Menyisipkan Field

Langkah untuk menghapus field adalah sebagai berikut:

1.    Aktif pada jendela Design View suatu table.

2.    Pilih atau aktif pada field yang akan dihapus.

3.    Jalankan salah satu cara berikut:

·      Tekan tombol Delete pada keyboard.

·      Klik tombol Delete Rows pada grup Tools dalam tab Design.

·      Klik kanan baris field yang ingin dihapus dan pilih Delete Rows.

Jika anda menghapus field yang didalamnya telah telah berisi data, maka data tersebut akan ikut terhapus.

Gambar 8. Menghapus Field

E.  Membuat Relasi Antar Tabel

Relasi merupakan salah satu cara untuk menghubungkan antara table satu dengan table lainnya yang mempunyai field sama baik tipe maupun isi datanya. Field yang sama baik tipe maupun isi datanya tersebut digunakan sebagai field kunci relasi untuk menghubungkan dua table atau lebih, sehingga antara table dapat saling membaca informasi data yang diinginkan. Relasi ini biasanya digunakan pada database yang cukup besar, sehingga memudahkan dalam pengolohan database. Berikut ini beberapa table yang akan direlasikan berdasarkan field Tabel Penumpang:

Tabel Tiket

Tabel Penumpang

1.    Buka field data base yang akan dibuat relaasi.

2.    Dalam tab Database Tools, klik tombol Relationship pada grup Show/Hide sehingga akan tampil jendela Relationship dan kotak dialog Show Table.

3.    Pilih nama-nama table/query yang akan direlasikan, kemudian klik tombol Add.

Anda dapat memilih beberapa table sekaligus dengan menggunakan tombol Ctrl dan klik pada nama table yang dipilih.

Gambar 9. Jendela Relationship dan kotak dialog Show Table

4.    Setelah semua table yang akan direlasikan sudah dimasukan, klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Show Table.

Design, kemudian klik tombol Show Table  pada grup Relationship.

5.    Untuk membuat relasi, klik tahan geser field yang akan digunakan sebagai kunci relasi ke nama field table lain. Sebagai contoh, klik tahan geser field KodeLayanan pada table Tabel Penumpang ke nama field Kode Layanan pada Tabel Tiket.Sehingga akan tampil kotak dialog  Edit Relationship dan klik tombol Create.

6.    Ulangi langkah no. 5 untuk table lainnya yang akan dihubungkan.

7.    Klik tombol Save pada Quick Acces Toolbar untuk menyimpan hasil relasi.

Gambar 10. Merelasikan Table

Catatan: Untuk menghapus relasi antar table, pilih garis relasi pada table yang akan dihapus, kemudian klik kanan mouse dan pilih perintah Delete.

F.   Menggunakan Query

Obyek database yang dapat digunakan untuk menampilkan data dari satu atau lebih dari satu table, menampilkan data dengan kriteria tertentu dan melakukan perhitungan adalah query. Query juga dapat digunakan untuk menambah, mengedit dan menghapus data record pada table.Langkah untuk membuat Query adalah sebagai berikut:

1.    Aktif pada jendela database

2.    Klik Tombil Query Design  dalam tab Create grup Queries.

3.    Sehingga akan ditampilkan lembar kerja query dan kontak dialog Show Table.Pada kontak dialog Show Table terdapat tiga tabulasi, yaitu:

·      Tables untuk menampilkan daftar nama table.

·      Queries untuk menampilkan daftar nama query.

·      Both untuk menampilkan daftar nama table dan query

Anda dapat menambahkan table/query dengan memilih nama table atau query dan klik tombol Add. Atau klik dua kali pada nama tael atau query.

Tekan tombol Close untuk menutup kotak dialog Show Table. Anda juga dapat menghapus table atau query dalam jendela query yang akan dihapus, kemudian klik kanan mouse dan pilih perintah Delete.

Gambar.11. Lembar kerja query dan kotak dialog Show Table

Sedangkan untuk menampilkan kembali kotak dialog Show Table, klik tombol Show Table dalam tab Design grup Query Setup.

4.    Jika Anda memasukan lebih dari satu nama tabel/query, Anda dapat membuat hubungan atau relasi antar tabel/query dengan cara: klik salah satu nama field dari salah satu tabel/query, kemudian klik tahan dan geser ke nema field tabel/query lain.

Gambar.12. Garis Relasi

Sebenarnya Microsoft Acces akan membuat relasi secara otomatis apabila terdapat dua field yang mempunyai kesamaan nama field dan tipe data. Untuk nama field yang terelasi akan ditampilkan sebuah garis relasi yang menghubungkan nama field yang akan direlasikan tersebut.

5.    Masukkan nama-nama field yang akan Anda bentuk menjadi query dengan mengerjakan salah satu perintah berikut:

·      Pilih nama field pada baris field di kisi QBE.

·      Klik dua kali pada daftar nama field.

·      Klik nama field dan geser kebagian kisi QBE.

Kisi QBE (Query By Example) terdapat pada bagian bawah jendela lembar kerja Design dari sebuah query.

Untuk menghapus field, pilih selector kolom dari field yang akan dihapus, kemudian klik tombol Delete pada keyboard.

Gambar.13. Kisi QBE

6.    Dalam Kisi QBE terdapat beberapa bagian, yaitu:

·      Table untuk menampilkan nama table sebagai sumber data dari query

·      Short untuk melakukan pengurutan data.

·      Show untuk menampilkan/menyembunyikan field-field.

·      Criteria untuk memasukan kriteria dari suatu data yang ingin detampilkan.

7.    Query yang Anda buat dapat dijalankan/ditamppilkan hasilnya dengan mengklik kanan mouse dan pilih Datasheet View, atau klik tab Design kemudian klik tombol Run pada grup Result.

Gambar.14. Contoh hasil pembuatan query

8.    Klik menu File dan pilih Save atau pada bagian Quick Acces Toolbar klik tombol Save  untuk menyimpan data query sehingga akan tampil kotak dialog Save As.

Gambar. 15. Kotak dialog Save As

Pada Bagian Query Name, ketik nama query dan klik OK.

G. Membuka Query

Langkah untuk membuka query adalah sebagai berikut:

·      Membuka Query dalam tampilan Datasheet View:

1.    Pada Navigatoin Pane pilih nama query.

2.    Pada query yang terpilih klik dua kali.

·      Membuka query dalam tampilan Design View:

1.    Pada Navigation Pane pilih nama query.

2.    Pada query terpilih klik kanan mouse dan pilih Design View.

Jika query sudah ddalam kondisi terbuka, Anda juga dapat berpindah tampilan dengan cara:

1.    Klik tombol View dengan tab Home grup View.

2.    Kemudian pilih Datasheet View untuk menampilkan jendela datasheet query atau Design View untuk menampilkan jendela desain query.

H.  Menyembunyikan Field

Anda dapat menyembunyikan field dalam query dengan langkah sebagai berikut:

1.    Pada Navigation Pane pilih nama query, kemudian klik kanan mouse dan pilih Design View untuk membuka jendela desain query.

2.    Hilangkan tanda centang pada kotak Show dari nama field yang ingin disembunyikan pada kisi QBE.

Gambar 16. Kotak Show pada jendela query.

I.     Mengurutkan Data dalam Query

Langkah untuk mengurutkan data dalam query adalah sebagai berikut:

1.    Pilih nama query pada Navigation Pane, kemudian klik kanan mouse dan pilih  Design View untuk membuka jendela desain query.

2.    Dalam kisi QBE, klik baris Sort pada posisi kolom field yang digunakan sebagai acuan pengurutan.

3.    Klik tombol panah bawah dan pilih pola urutan yang diinginkan.

·      Ascending, pengurutan secara menaik (dari A ke Z atau kecil ke besar)

·      Descending, penguruntan secara menurun(dari Z ke A atau dari besar ke kecil.

·      Not Sorted, tidak diurutkan.

4.    Kemudian klik Run dalam tab Design group Result, untuk menampilkan hasil query.

Gambar 17.Tombol Short pada query

J.    Menampilkan Data Menggunakan Kriteria

Langkah untuk menampilkan data query dengan menggunakan kriteria adalah sebagai berikut:

1.    Pilih nama query pada Navigation Pane, klik kanan mouse dan pilih Design View untuk membuka jendela desain query.

2.    Klik baris Criteria pada salah satu field yang digunakan untuk kriteria.

3.    Masukan kriterua yang diingikan dengan cara mengetikkannya secara langsung, atau Anda juga dapat menentukan kriteria dengan menekan tombol Builder pada grup Tools.

4.    Kemudian klik Run dalam tab Design grup Result, untuk menampilkan hasil query.

Gambar 18. Proses menggunakan Criteria pada query

K. Memasukkan Kriteria dengan Operator

Langkah untuk memasukan kriteria dengan menggunakan operator pada query adalah sebagai berikut:

1.    Pilih nama query pada Navigation Pane, kemudian klik kanan mouse dan pilih Design View untuk menampilkan jendela desain query.

2.    Masukan kriteria dengan menggunakan operator pada salah satu field, sebagai contoh ketikkan kriteria pada field Harga dengan kriteria >=200000 (menampilkan harga yang lebih dari atau sama dengan 200000).

Jenis-jenis operator pembanding yang dapat anda gunakan adalah:

=     sama dengan

r.>   lebih besar dari

<     lebih kecil dari

<>   tidak sama dengan

<=   lebih kecil dari atau sama dengan

>=   lebih besar dari atau sama dengan

3.    Kemudian klik tombol Run dalam tab Design grup Result, untuk menampilkan hasil query.

Gambar 19. Gambar memasukkan kriteria dengan operat

L.  Memasang Kriteria Menggunakan Wildcard

Wilcard merupakan karakter khusus yang dapat digunakan untuk mewakili suatu kriteria. Langkah untuk memasang kriteria pada query dengan menggunakan Wilcard adalah sebagai berikut:

1.    Pilih nama query pada Navigation Pane, kemudian klik kanan mouse dan pilih Design View, sehingga akan ditampilkan jendela Design Query.

2.    Aktif pada barisCriteria salah satu field, kemudian ketikkan kriteria dengan menggunakan wildcard. Sebagai contoh, ketikkan kriteria “?a*” pada field Nama (menampilkan nama yang huruf keduanya a).

3.    Klik tombol Run dalam tabDesign group Result, untuk menampilkan hasil query.

Karakter	Keterangan	Contoh
*	Mewakili beberapa karakter yang jumlahnya bebas.	Ir* akan menampilkan Irfan, Irawan, Ira, dsb.
?	Mewakili satu karakter.	A?in akan menampilkan Alin, Alfin, Adin, dsb.
[]	Mewakili salah satu karakter yang terdapat dalam kurung siku.	F[ea] akan menampilkan Fena, Fina, tapi tidak akan menampilkan Sufa atau Sefa.
!	Mewakili karakter yang tidak terdapat dalam kurung siku.	F[!ei]na akan menampilkan fana, Funa, Fona tapi tidak akan menampilkan Fena dan Fina.
-	Menampilkan satu karakter range karakter yang digunakan. Range harus ditentukan dari kecil ke besar.	F[a-e]na akan menampilkan Fana, Fbna, Fcna, Fdna, dan Fena.
#	Mewakili satu karakter numerik.	250#00 akan menampilkan 250000, 250100, 250200, dsb.

M.     Menambah Field dengan Rumus

Langkah untuk menambah field yang menggunakan rumus adalah sebagai berikut:

1.    Pilih nama query pada Navigation Pane, kemudian klik kanan mouse dan pilih Design view, sehingga akan ditampilkan jendela Design Query.

2.    Klik kanan pada kolom kosong dalam baris Field, kemudian masukkan ekspresi atau rumus yang diinginkan. Jika ekspresi memasukan nama field, maka beri tanda kurung siku di awal dan akhir nama field. Sebagai contoh, untuk mengalikan field Harga dengan 5%, dapat Anda dapat ketik: [Harga]*5/100.

3.    Tekan timbol Enter.

4.    Field yang berisi rumus secara otomatis akan diberi nama Expr1. Anda dapat menggantinya dengan nama lain dengan cara mengklik  dua kali pada Expr1 dan ketikkan nama field yang baru, kemudian tekan Enter untuk mengakhiri proses. Sebagai contoh, dapat Anda ganti dengan nama Discount.

5.    Untuk menampilkan hasil dari dari query klik tombol Run dalam tab Design group Result, atau klik kanan pada judul jendela query dan pilih Datasheet View.

Jika dalam membuat rumus menggunakan fungsi-fungsi tertentu, Anda dapat menggunakan kotak dialog Expression Bulider dengan cara menekan tombil Builderdalam tab Design group QuerySetup.

Expression Box merupakan tempat yang digunakan untuk memasukkan rumus. Sedangkan untuk menampilkan fungsi: klik dua kali pilihan Function pada kolom pertama, sehingga pada kolom kedua akan menampilkan kategori fungsi dalam kolom ketiga akan menampilkan jenis-jenis fungsi.

Untuk memasukan fungsi pada ExpressionBox, dapat anda lakukan dengan dua kali klik pada fungsi yang diinginkan, dan setelah rumus selesai Andda masukkan tekan tombol OK untuk menutup njendela ExpressionBuilder.

N.      Menambah Total dalam Query

Langkah untuk menambah total dalam query adalah:

1.    Aktif pada jendela database, kemudian klik tombol Query Designdalam tab Create grup Queries.

2.    Masukan tabek yang akan dibuat dengan menekan tombol Add pada kotak dialog ShowTable.

3.    Untuk Menutup Kotak dialog ShowTable, klik tombol Close.

4.    Dalam tab Design, klik tombol Totalpada grup Show/Hide, sehingga akan ditambahkan baris Total dalam query.

5.    Masukkan field-field yang akan ditotal, kemudian pilih fungsi yang digunakan pada baris Total.

6.    Klik tab Design, kemudian klik tombol Runpada gup Result untuk menampilkan hasil query.

O.  Memformat Data dalam Query

Langkah untuk memformat data dalam query adalah sebagai berikut:

1.    Pilih nama query pada NavigationPane, kemudian klik kanan mouse dan pilih DesignView untuk membuka jendela desain Query.

2.    Klik Field yang akan diformat, contohnya field Harga.

3.    Klik tombol PropertySheet dalam tab Design grup Show/Hide, atau klik kanan mouse pada field aktif dan pilihProperties, sehingga akan muncul kotak dialog PropertySheet.

4.    Pilih format yang sesuai dengan field yang terpilih.

5.    Klik tombol Close pada pojok kanan jendela PropertySheet.

6.    Klik tombol Run dalam tab Design grup Result, untuk menampilkan hasil query.

Daftar Pustaka

Madcoms, Tm. 2010.“Microsoft Acces 2010 untuk Pemula”.Yogyakarta: Andi

Tweet