Judul: Peranan Pesan/Ide/informasi Bisnis yang Disampaikan Komunikator Bisnis
A. Pendahuluan
Message atau pesan atau ide atau Informasi yang akan disampaikan oleh Komunikator kepada komunikan harus direncanakan, dipilih dan dipersiapkan sedemikian rupa agar mudah dapat dicerna oleh komunikan.
Pengertian Message atau pesan menurut Drs. R. Santoso Satropoetra didalam bukunya yang berjudul Komunikasi Internasional halaman 5 menulis:
“Pesan adalah suatu gagasan/ide yang telah dituangkan dalam lambang untuk disebarkan/diteruskan oleh komunikator.” (Santoso 1984:5).
Sedangkan menurut Prof. Onong Ucahyana Effendy di dalam bukunya yang berjudul ilmu Komunikasi dihalaman 18 menulis:
“Message atau pesan merupakan seperangkat lambang bermakna yang disampaikan oleh komunikator.” (Effendy 1992:18)
Pesan biasanya berupa ide yang ada didalam diri komunikator. Maka kadangkala pesan itu juga berupa idea tau berupa informasi. Ide bisa berubah menjadi pesan apabila dikelola dengan berencana dan baik oleh komunikator. Ide juga merupakan abtraksi dari hal-hal yang nyata yang nantinya dapat dieserap oleh individu yang akan menjadi komunikan pesan tersebut.
Ide akan berubah menjadi pesan harus diperhatikan unsure-unsur sebagai berikut:
1. Perhitungkan komunikan (subyek) yang dijejali oleh pesan itu.
2. Harus memiliki tujuan yang akan dicapai oleh pesan itu nanti.
3. Harus sesuai dengan jenis atau karakter audience/komunikan yang akan diterpa oleh pesan itu.
4. Perhitungkan juga gaya audience/komunikan secara pribadi.
5. Perhitungkan latar belakang budaya dari audience atau komunikan yang akan diterpa pesan itu.
Kalau semua itu sudah diperhitungkan maka ide yang ada di dalam diri komunikator itu baru berubah menjadi pesan atau message.
B. Pesan yang Ditransmisikan
Kalau pesan itu diransmisikan atau akan ditransmisikan kepada komunikan atau audience, maka harus diperhitungkan pula hal-hal sebagai berikut:
1. Perhitungkan saluran atau media yang akan digunakan. Apakah akan menggunakan verbal atau non-verbal atau secara lisan atau tulisan.
2. Pemilihan saluran ini harus diperhatikan pula
1) Pesan yang akan disampaikan itu “pesan apa?
2) Jenis audience yang akan diterpa pesan itu jenis apa?
3) Kebutuhan akan pesan itu apakah dibutuhkan audience secara cepat atau lambat?
4) Situasi pada akan menyampaikan pesan itu “bagaimana”?
3. Apakah pesan itu nanti memiliki unsure afeksi pada diri penerima/audience.
4. Apakah pesan itu baik dibacakan atau harus ditulis diatas kertas diumumkan. Kalau ditulis apakah baik ditulis tangan atau ditulis tik. Apakah pesan itu perlu menggunakan grafik-grafik atau dokumen penyerta? Untuk memperkuat pesan tersebut.
5. Pesan itu harus dipikirkan juga, apakah disukai oleh audience/komunikan atau tidak?
6. Apakah pesan itu akurat atau tidak?
7. Apakah pesan itu benar-benar diperuntuk bagi audience atau komunikan atau tidak?
C. Perencanaan Pesan
Pesan perlu perencanaan. Karena suksesnya suatu komunikasi adalah apabila pesan itu dapat diterima oleh komunikan secara baik. Oleh karena itu peran komunikasi penting. Sebagaimana dikatakan oleh David Petree yang memberikan pernyataan sebagai berikut:
“Communications is important any organization, but its especially vital in a place like Mercy Hospital in San Diego, where the product is healty people”. (Petree 1986:87)
Pesan itu harus efektif diterima oleh komunikan seperti dicontohkannya yang memiliki komunikan sebagai pesien Rumah Sakit sebagai berikut:
“When you have 2.200 empleyees, 1200 affiliated physician and a cosntanly ehanging flow an patients, you know that you have to communicate (pesan) effectively. The consequences of a simple misunderstanding can be horrifying”. (ibid:87)
Pernyataan David diatas ini mencontohkan bagaimana pentingnya komunikasi didalam organisasi yang setiap saat komunikator harus berhadapan dengan beribu-ribu komunikan, dimana kita diharuskan melaakukannya secara efektif.
Komunikasi harus memperkecil atau menghindari salah pengertian. Karena selalu terjadi kesalahan pengertian, kan menyebabkan efek-efek yang tidak diinginkan oleh komunikator. Untuk harus dihayati oleh komunikator bahwa komunikasi harus dijadikan bagian penting didalam pekerjaan komukator. Apakah dia bekerja dilembaga yang buka Rumah Sakit atau pun Rumah Sakit. Sebagaimana dikatakan oleh David Petree di bawah ini:
“Because communication is such an important part of my job, I’have tried hard to improve my writing and speaking skill”. (ibid:88)
Ditekankan juga oleh David Petree keterampilan menulis pesan atau pidato oleh seorang komunikator juga harus menjadi bagian yang pentin dalam tugasnya sehari-hari.
D. Pesan yang Tidak Derencanakan & Diorganisasikan Dengan Baik
Pesan yang tidak direnakan dengan baik atau diorganisasikan dengan teratur akan berakibat sebagai berikut:
1. Terlantarnya masalah yang akan disampaikan
2. Akan mengacaukan isi pesan yang akan disampaikan
3. Isi pesan akan tidak berurut dengan baik
4. Penyampaian akan tidak berurut dengan baik
E. Komposisi Pesan yang Mudah Dimengerti Komunikan
Menurut Irma Cameron komposisi pesan yang baik harus memiliki criteria sebagai berikut:
1. Harus direncanakan (planning), ini meliputi:
1) Tentukan pikiran-pikiran dasar yang akan disampaikan
2) Tentukan mengapa kita sampaikan pesan itu
3) Perhitungkan audience yang akan menyampaikan pesan
4) Tentuka ide utama dari pesan itu
5) Cari dan tentukan saluran atau media yang akan dipakai yang paling tepat
6) Organisasikan terlebih dahulu ide-ide secara berurutan.
2. Buat Cempesing yang tepat (komposisi), ini meliputi:
1) Ide/pemikiran harus disesuaikan dengan kata-kata, kalimat-kalimat, alinea-alinea, ilustrasi-ilustrasi yang akan digunakan.
2) Jangan menggunakan kata-kata, kalimat-kalimat yang tidak dimengerti oleh audience/komunikan.
3. Lakukan pemeriksaan ulang, terutama formulasi pikiran-pikiran Anda (revising), ini meliputi:
1) periksa lagi langkah-langkah pesan yang telah disusun itu
2) Pelajari ulang isi, tujuan pesan sebelum disampaikan
3) Pilih kata yang mudah dimengerti audience. Kalau telah dgunakan kata pada komposisi sebelumnya, rubah saja kalau perlu.
F. Definisikan Terlebih Dahulu Tujuan Pesan yang Akan Disampaikan
Langkah pertama didalam perencanaan sebuah pesan bisnis adalah memikirkan tentang tujuan pesan tersebbut. Petunjuk untuk itu antara lain:
1. Gunakan kata-kata yang positif
Pikiran utama garis bawahi atau buat dengan huruf besar.
2. Bisa memvisualisasikan audience Anda dengan mengetahui terlebih dahulu:
1) Latar belakang/gambaran audience
2) Perkirakan minat mereka
3) Perkirakan juga pengetahuan yang mereka miliki
4) Jangan menggunakan bahasa kacau atau rancu yang bisa mengalutkan pikiran audience.
3. Ketahui tujuan pesan yang akan disampaikan secara mendalam dengan mendasari:
1) Tujuan harus jelas
2) Tujuan tidak mengambang
3) Jangan menjanjikan hal-hal yang tidak mungkin.
4. Ciptakan suasana lingkungan yang produktif, ini meliputi:
1) Arahkan pandangan Anda kesemua arah dimana audience berada
2) Gunakan alunan suara yang menyenangkan
3) Kalau a\Anda mengutip sesuatu, yakinkan audience bahwa buku yang diambil sebagai referensi bahasa informasi tersebut ditulis oleh orang-orang penting dan ternama.
4) Gunakan waktu break, istirahat agar suaasana lebih ceria lagi.
5. Buatlah terlebih dahulu Out Line (garis besar) pesan yang akan disampaikan.
6. Mulailah dengan suasana baik, meliputi:
1) Jangan membuat rasa takut dan ngeri audience
2) Sampaikanlah pesan tersebut secara bebas dan santai
3) Perlihatkan juga bahwa diri Anda tidak takut.
7. Tulis dengan huruf mencolok bagian-bagian yang penting dari permulaan ditengah dan yang akhir
8. Sisihkan rintangan-rintangan yang ada, baik yang ada didalam diri Anda maupun yang ada diluar pribadi Anda, ini meliputi:
1) Anda jangan dating terlambat pada pertemuan
2) Jangan gelagapan pada waktu penyampaian pesan.
G. Tujuan Harus Jelas
Setelah mendifinisikan tujuan pesan, maka kita harus meperjelas tujuan tersebut. Pada tahap ini kita harus membuat keputusan apakah pesan itu harus kita sampaikan atau tidak.
Kebutuhan mengambil keputusan ini adlah untuk:
1. Menciptakan respon audience, karena audience sendiri memiliki keinginan dan harapan terhadap pesan ddan tujuan pesan itu.
2. Bagi komunikator, kejelasan tujuan dapat memfokuskan isi pesan itu secara baik.
3. Dengan kejelasan ini dapat pula ditentukan secara pasti saluran atau media yang akan digunakan komunikator.
H. Gambar Tujuan Umum Dari Pesan-Pesan Bisnis
1. Adalah sebagai satu usaha untuk menginformasikan sesuatu yang menyangkut masalah bisnis.
2. Untuk mempersuasi komunikan yang akan dituju.
3. Untuk menggalang kerjasama dengan audience/komunikan (kolaborasi)
4. Dari tujuan ini lebih mudah kita menciptakan tujuan khusus. Tujuan khusus ini meliputi:
1) Kita lebih mudah menciptakan tujuan yang spesifik lagi.
2) Kita lebih mudah untuk mempengaruhi ide audience
3) Kita dapat lebih mudah mempengaruhi tingkah laku audience atau merubahnya.
4) Kita lebih mudah menciptakan afeksi didalam diri audience melalui tujuan khusus yang idciptakan.
5. Tujuan yang akan disampaikan tersebut harus di tes terlebih dahulu, untuk ini dapat dilakukan cara-cara sebagai berikut:
1) Menggunakan pertanyaan-pertanyaan, adakah tujuan yang akan Anda sampaikan itu realistis?
2) Adakah penyampaian pesan itu tepat waktu dan tepat kondisi?
3) Apakah pesan-pesan yang akan disampaikan itu tepat audiencenya?
0 Response to "Komunikasi Bisnis Pertemuan 4"