Komunikasi Bisnis Pertemuan 15

Judul : Materi Komunikasi Untuk Menangani Pelanggan, Konsumen, Publik &

Pengguna Media Cetak Ataupun Media Massa

A.    Pendahuluan

Materi komunikasi untuk menjawab keluhan, complain, claim, adalah berupa pesan, informasi, penjelasan dari pihak komunikator atau disini pihak produsen.

Complain yang banyak muncul biasanya :

1.      Mutu

2.      Cacat

3.      Pelayanan tidak memuaskan

4.      Kekurangan jumlah yang dikirim

5.      Masalah harga

6.      Kecelakaan (kenggelam, kebakaran).

7.      Pesanan tidak sampai ketangan penerima (konsumen, pelanggan, publik) atau buyer

B.     Materi Jawaban

Sesuaikan saja dengan complain yang muncul diatas. Setiap jawaban, harus memiliki unsur :

1.      Komunikatif

2.      Persuasif

3.      Integratif

4.      Menyenangkan

C.     Departemen yang bertanggung jawab

Di dalam perusahaan bisnis yang bertanggung jawab dalam yang menjawab keluhan ini biasanya Departemen Public Relations Perusahaan atau Departemen Corporate Communication atau sering dengan istilah yang rancuh dengan istilah “Bagian Hubungan Masyarakat” atau Humas.

D.    Media yang dapat digunakan untuk menjawab complain

1.      Media umum seperti surat, tilpon, tilgram.

2.      Media lisan

3.      Media massa

1.      Media Umum

Kalau complain, claim, atau keluhan itu dilakukan engan publik pembeli dengan surat, maka jawablah dengan surat pula, gunakan semua unsur komunikasi bisnis koresponden yang tepat. Kalau koresponden itu menggunakan tilpon, jawablah dengan tilpon, dengan tata bahasa yang sopan dan menyejukan buyer.

2.      Media Lisan

Kalau konsumen, pelanggan atau pembeli tersebut datang sendiri layanilah dengan jawaban yang baik, sopan kepada mereka.

3.      Media Massa

Melalui media massa ini dapat digunakan dengan biaya murah atau biaya mahal.

Biaya murah

1.      Lakukan publisitas

2.      Surat pembaca

3.      Komperensi pers

4.      Press Release atau News Release

5.      Demonstrasi

6.      Pameran

7.      Open House, dll.

Biaya Mahal

1.      Gunakan advertensi khususnya Indoor advertising (iklan) untuk merancang sebuah iklan, perlu diperhatikan unsur-unsur yang mudah dimengerti, emnarik serta bahasa yang jelas.

Petunjuk yang diberikan Stephen A. Gryser (lihat dalam diktat anda) :

1.      Gunakan unsur 6 M yaitu :

1.1  unsur Market/pasar, yaitu publik yang akan di jangkau atau di T

1.2   unsur Media, alat yang digunakan untuk menjangkau publik sasaran.

1.3  Message, pesan yang ingin didampaikan, berikut tema, judul naskah, yang memiliki unsur AIDDA.

1.4  Money, besarnya dana yang akan dikeluarkan untuk menyewa ruang dimedia massa tersebut.

1.5  Measurment, ukuran untuk penilaian, evauasi iklan yang dibawa tersebut.

1.6  Milleu/lingkaran sosial, publik yang diterpa oleh ilienter

Untuk iklan

Untuk iklan harus dingat : kesatuan dari :

1.      Judul iklan (kesimpulan dari)

2.      Pesan

3.      Ilustrasi

Ilustrasi adalah unsur daya tarik (catching the eye public) mendukung pesan dan judul iklan, tidak menyimpang dari judul dan pesan.

4.      Motto, adalah alat untuk meningat isi pesan secara cepat, singkat dan menarik.

5.      Logo perusahaan dan alamat perusahaan

6.      Huruf yang digunakan, jangan huruf miring, atau ukiran (Jerman).

7.      Warna yang digunakan warna yang memiliki ranking tertinggi

8.      Isi pesan harus memiliki unsur 5 W 1 H

Layout (Tata Letak) harus serasi, jangan beratakan atau kacau balau, meskipun ada iklan yang sengaja dibuat untuk menarik perhatian publik dengan sistem adanya unsur AIDDA.

Tweet